Dürfen Vorgesetzte personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden im Dienstplanprogramm einsehen?

Dürfen Vorgesetzte personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden im Dienstplanprogramm einsehen?

Die Frage, ob Vorgesetzte personenbezogene Daten wie Telefonnummern, Adressen oder Geburtsdaten ihrer Mitarbeitenden im Dienstplanprogramm einsehen dürfen, hängt von den Grundsätzen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ab. Insbesondere das Prinzip der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und das „Need-to-know“-Prinzip sind hier relevant. Dieser Artikel erläutert, unter welchen Bedingungen Vorgesetzte diese Daten einsehen dürfen und welche Lösungsvorschläge es gibt, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Dürfen Vorgesetzte diese Daten sehen?

Ja, Vorgesetzte dürfen personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden einsehen, aber nur, wenn die Einsichtnahme für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Hier sind einige Beispiele:

• Telefonnummer: Wenn ein Vorgesetzter kurzfristig Ersatz für ausgefallenes Personal organisieren muss, kann das Einsehen der Telefonnummer gerechtfertigt sein. In diesem Fall liegt ein berechtigtes Interesse vor (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder es kann durch die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) gedeckt sein.
• Adresse: In der Regel ist die Adresse nicht erforderlich, es sei denn, es gibt dienstliche Gründe (z.B. im Notfall).
• Geburtsdatum: Für die Dienstplanung ist das Geburtsdatum meist nicht erforderlich. Falls es für spezielle organisatorische Zwecke nötig ist (z.B. besondere Arbeitsregelungen für Minderjährige oder Renteneintritt), müsste das genau geprüft werden.

Lösungsvorschläge

1. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen: Falls das Programm eine Rechteverwaltung hat, sollte geprüft werden, dass nur notwendige Daten für die Einrichtungsleitung sichtbar sind (z.B. Telefonnummer, aber nicht Adresse oder Geburtsdatum).

2. Betriebsvereinbarung oder Datenschutzrichtlinie: Eine Klärung im Unternehmen, welche Daten für welche Rollen zugänglich sein sollen, kann in einer Betriebsvereinbarung oder Datenschutzrichtlinie festgehalten werden. Dies schafft Klarheit und Transparenz für alle Beteiligten.

3. Transparenz für Mitarbeitende: Die Mitarbeitenden sollten informiert werden, wer welche Daten einsehen kann und warum. Dies stärkt das Vertrauen und die Akzeptanz der Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen.

Fazit

Die Einsichtnahme in personenbezogene Daten sollte sich auf das beschränken, was für die Arbeitsorganisation notwendig ist. Telefonnummern könnten unter diese Regel fallen, Adressen oder Geburtsdaten eher nicht. Durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen, klare Betriebsvereinbarungen und Transparenz für Mitarbeitende kann der Datenschutz im Unternehmen gewährleistet werden.

Mögliche Fragen, die zu diesem Artikel führen könnten:

1. Unter welchen Bedingungen dürfen Vorgesetzte personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden einsehen?
2. Welche personenbezogenen Daten sind für die Dienstplanung erforderlich?
3. Wie kann die Einsichtnahme in personenbezogene Daten datenschutzfreundlich gestaltet werden?
4. Welche Rolle spielen Betriebsvereinbarungen und Datenschutzrichtlinien bei der Einsichtnahme in personenbezogene Daten?
5. Warum ist Transparenz für Mitarbeitende wichtig, wenn es um die Einsichtnahme in personenbezogene Daten geht?

Tags

• Datenschutz-Compliance
• Arbeitsrecht
• Mitarbeiterdaten