Versand des Dienstplans per Messenger: Datenschutzkonforme Umsetzung

Versand des Dienstplans per Messenger: Datenschutzkonforme Umsetzung

Der Versand des Dienstplans per Messenger (z. B. WhatsApp, Signal oder Telegram) stellt eine Übermittlung personenbezogener Daten dar und unterliegt daher den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die enthaltenen Informationen wie Mitarbeitername, Qualifikation und Arbeitszeit sind personenbezogene Daten gemäß Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Dieser Artikel erläutert, unter welchen Voraussetzungen der Versand des Dienstplans per Messenger zulässig ist, welche Anforderungen an die Einwilligung gestellt werden und welche weiteren Datenschutzmaßnahmen zu beachten sind.

Ist eine Übermittlung mit Zustimmung der Betroffenen zulässig?

Ja, eine Übermittlung kann unter bestimmten Voraussetzungen mit einer freiwilligen, informierten und dokumentierten Einwilligung der betroffenen Mitarbeitenden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) zulässig sein. Allerdings muss sichergestellt werden, dass die Einwilligung tatsächlich freiwillig erfolgt und nicht unter Druck oder Gruppenzwang gegeben wird. Da die Verarbeitung von Beschäftigtendaten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erfolgt, ist zudem § 26 Abs. 2 BDSG zu beachten, der eine Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis nur dann als wirksam ansieht, wenn sie auf einer freien Entscheidung beruht.

Anforderungen an die Einwilligung

Die Einwilligung muss die Mitarbeitenden klar über folgende Punkte informieren:

• Welche Daten übermittelt werden: Name, Qualifikation, Arbeitszeiten
• Über welches Medium die Übermittlung erfolgt: z. B. WhatsApp, Signal
• Wer Zugriff auf diese Daten hat: Teilnehmer der Chatgruppe
• Welche Risiken bestehen: z. B. mögliche Sicherheitslücken des Messengers
• Dass die Einwilligung freiwillig ist und jederzeit widerrufen werden kann

Muster für eine Einwilligungserklärung

Einwilligungserklärung zur Übermittlung des Dienstplans per Messenger

Ich, [Name], willige hiermit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG ein, dass meine Arbeitgeberin/mein Arbeitgeber [Name der Einrichtung] meinen Namen, meine Qualifikation und meine Arbeitszeiten in Form eines PDF-Dienstplans über den Messenger-Dienst [z. B. Signal] innerhalb einer geschlossenen Mitarbeiterchatgruppe an mich und meine Kolleginnen/Kollegen übermittelt.

Ich wurde darüber informiert, dass:

• Die Nutzung von [Messenger-Dienst] Datenschutzrisiken birgt, insbesondere weil [z. B. WhatsApp] die Daten über Server außerhalb der EU überträgt.
• Die Einwilligung freiwillig ist und ich sie jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen kann. In diesem Fall erhalte ich den Dienstplan auf einem alternativen, sicheren Weg.
• Die Chatgruppe nur für Mitarbeitende zugänglich ist, aber der Schutz der Daten von der jeweiligen Plattform abhängt.

Diese Einwilligung ist freiwillig. Mir entstehen keine Nachteile, falls ich nicht zustimme.

Ort, Datum

Unterschrift

Weitere Datenschutzmaßnahmen

• Alternativer Zugriff sicherstellen: Mitarbeitende, die nicht zustimmen, müssen den Dienstplan auf andere Weise (z. B. per passwortgeschütztem Download) erhalten.
• Datensparsamkeit beachten: Falls möglich, könnten persönliche Daten im Messenger-Dienstplan reduziert werden (z. B. Kürzel statt Namen).
• Sicheren Messenger wählen: Dienste wie Signal oder Threema bieten mehr Datenschutz als WhatsApp.
• Zugriffsrechte beschränken: Nur berechtigte Personen sollten in der Gruppe sein, und es sollte klar geregelt sein, dass der Dienstplan nicht an Dritte weitergeleitet werden darf.

Fazit

Ein Versand des Dienstplans per Messenger ist mit einer wirksamen Einwilligung der Mitarbeitenden möglich. Allerdings sind Datenschutzrisiken vorhanden, die durch die Wahl eines sichereren Messengers und ergänzende Schutzmaßnahmen minimiert werden sollten. Alternativ könnte man überlegen, ob der Dienstplan z. B. über eine geschützte Mitarbeiterplattform bereitgestellt wird.

Tipps für die Praxis

• Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für den Datenschutz und die Bedeutung der Einwilligung.
• Transparenz: Seien Sie transparent über die Datenschutzmaßnahmen und die Risiken der Nutzung von Messengern.
• Dokumentation: Dokumentieren Sie alle Einwilligungen und Maßnahmen, um im Falle einer Prüfung durch die Datenschutzbehörde nachweisen zu können, dass alle Anforderungen erfüllt wurden.

Mögliche Fragen, die zu diesem Artikel führen könnten:

1. Ist der Versand des Dienstplans per Messenger mit Zustimmung der Betroffenen zulässig?
2. Welche Anforderungen werden an die Einwilligung für den Versand des Dienstplans per Messenger gestellt?
3. Wie sollte eine Einwilligungserklärung für den Versand des Dienstplans per Messenger aussehen?
4. Welche weiteren Datenschutzmaßnahmen sollten beim Versand des Dienstplans per Messenger beachtet werden?
5. Welche Alternativen gibt es zum Versand des Dienstplans per Messenger?

Tags

• Datenschutz-Compliance
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