Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) & Datenschutz: Was Sie wissen müssen

Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) & Datenschutz: Was Sie wissen müssen

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) hilft Beschäftigten mit längeren Arbeitsunfähigkeitszeiten, möglichst frühzeitig wieder in den Betrieb zurückzukehren. Dieser Artikel erläutert die Grundprinzipien des BEM, die datenschutzrechtlichen Grundlagen, den Ablauf des BEM-Verfahrens und die damit verbundenen Datenschutzmaßnahmen.

Was ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)?

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein Verfahren, das Beschäftigten mit längeren Arbeitsunfähigkeitszeiten helfen soll, wieder in den Betrieb zurückzukehren. Die Grundprinzipien des BEM sind:

• Freiwilligkeit: Mitarbeitende können die Teilnahme ablehnen.
• Transparenz: Klare Kommunikation über Abläufe und Zwecke.
• Schweigepflicht: Vertrauliche Behandlung aller Informationen.
• Datenschutz: Strikte Regeln zur Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten.

Wichtig: Beschäftigte müssen keine Diagnosen oder Gesundheitsdaten offenlegen!

Datenschutzrechtliche Grundlagen

Gesundheitsdaten sind besonders schützenswerte Daten und unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen:

• Art. 9 DSGVO: Gesundheitsdaten unterliegen besonderen Schutzmaßnahmen.
• § 46 Nr. 13 BDSG: Gesundheitsdaten sind alle Daten, die sich auf den körperlichen oder geistigen Zustand einer Person beziehen.

Die Einwilligung der Mitarbeitenden ist zwingend erforderlich:

• Die Einladung zum BEM ist eine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers.
• Ohne Einwilligung des Mitarbeitenden kann das Verfahren nicht begonnen oder fortgesetzt werden.
• Ein Widerruf der Einwilligung bedeutet, dass das Verfahren sofort beendet wird.

Ablauf des BEM-Verfahrens & Datenschutz

1. Einladung zum BEM:

• Der Arbeitgeber versendet die Einladung und informiert über das Verfahren.
• Die Pflicht des Arbeitgebers endet mit der Einladung.

2. Zustimmung des Mitarbeitenden:

• Ja, ich nehme teil:
• Einwilligung erforderlich.
• Vertrauliches Gespräch mit dem BEM-Berater.
• Falls weitere Personen (z. B. Betriebsrat, Vorgesetzte, Betriebsarzt) beteiligt sind, ist eine separate Einwilligung nötig.
• Nein, ich lehne ab:
• BEM-Verfahren endet sofort.
• BEM-Akte ist umgehend zu löschen.

3. Beteiligung externer Vertrauenspersonen:

• Mitarbeitende können eigene Vertrauenspersonen hinzuziehen (z. B. Hausarzt, Familie, Freunde).
• Keine Einwilligung erforderlich, solange keine Daten weitergegeben werden.

Dokumentation & Aufbewahrung

• BEM-Akte vs. Personalakte:

• Die BEM-Akte gehört nicht in die Personalakte.

• BEM-Daten dürfen nicht für andere Zwecke (z. B. Kündigung) genutzt werden.

• Zugriffsrechte auf die BEM-Akte:

• Nur BEM-Verantwortliche haben Zugriff.

• Aufbewahrung in einem abgeschlossenen Raum.

• Löschfristen:

• Sofortige Löschung, wenn das BEM abgelehnt oder widerrufen wird.

• Aufbewahrung maximal 3 Jahre nach Beendigung des Verfahrens.

Sicherheit der Verarbeitung & Datenschutzmaßnahmen

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind entscheidend für die Sicherheit der Verarbeitung:

• Berechtigungskonzept für den Zugriff: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die BEM-Akte haben.
• Vertrauliche Gespräche in geschützten Räumen: Führen Sie vertrauliche Gespräche in geschützten Räumen durch, um die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen.
• Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten: Der Datenschutzbeauftragte sollte die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen überwachen.
• Regelmäßige Datenschutz-Audits: Führen Sie regelmäßig Datenschutz-Audits durch, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu überprüfen und sicherzustellen.

Warum werden viele BEM-Verfahren nicht durchgeführt?

Häufige Bedenken sind:

• Datenschutzrechtliche Unsicherheiten.
• Angst vor Missbrauch sensibler Gesundheitsdaten.

Lösungsansätze sind:

• Vertrauen und Transparenz schaffen: Informieren Sie die Mitarbeitenden über den Ablauf des BEM-Verfahrens und die Datenschutzmaßnahmen.
• Sichere Prozesse gewährleisten: Stellen Sie sicher, dass alle Prozesse den Datenschutzbestimmungen entsprechen.
• Mitarbeitende über Datenschutz und ihre Rechte aufklären: Sensibilisieren Sie die Mitarbeitenden für den Datenschutz und ihre Rechte.

Tipps für die Praxis

• Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für den Datenschutz und die Bedeutung des BEM-Verfahrens. Regelmäßige Schulungen können helfen, das Bewusstsein für die rechtlichen Anforderungen zu schärfen.
• Interne Richtlinien: Entwickeln Sie klare Richtlinien für das BEM-Verfahren und die Verarbeitung von Gesundheitsdaten. Diese Richtlinien sollten die rechtlichen Anforderungen abdecken und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Maßnahmen und Richtlinien zum BEM-Verfahren und passen Sie diese bei Bedarf an. Dies stellt sicher, dass Ihr Unternehmen den aktuellen Anforderungen entspricht und effektiv auf neue Entwicklungen reagieren kann.

Fazit

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein wichtiges Instrument, um Beschäftigten mit längeren Arbeitsunfähigkeitszeiten zu helfen, wieder in den Betrieb zurückzukehren. Durch die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Grundlagen, einen transparenten und vertraulichen Ablauf des BEM-Verfahrens und die Implementierung von technischen und organisatorischen Maßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten und die Privatsphäre der Mitarbeitenden schützen.

Mögliche Fragen, die zu diesem Artikel führen könnten:

1. Was ist das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM)?
2. Welche Grundprinzipien gelten für das BEM?
3. Welche datenschutzrechtlichen Grundlagen sind beim BEM zu beachten?
4. Wie läuft das BEM-Verfahren ab und welche Datenschutzmaßnahmen sind dabei zu beachten?
5. Warum werden viele BEM-Verfahren nicht durchgeführt und welche Lösungsansätze gibt es?

Tags

• Datenschutz-Compliance
• Betriebliche Eingliederungsmanagement
• Gesundheitsdaten