Datenschutz bei Krankmeldungen: Was ist erlaubt?

Arbeitgeber haben ein berechtigtes Interesse an der Erfassung von Fehlzeiten, aber es gibt strenge Datenschutzbestimmungen, die beachtet werden müssen. Dieser Artikel erläutert, welche Daten der Arbeitgeber bei einer Krankmeldung erheben darf, ob Kolleg:innen über die Erkrankung informiert werden dürfen und wie lange Krankmeldungen gespeichert werden dürfen.

Welche Daten darf der Arbeitgeber bei einer Krankmeldung erheben?

Arbeitgeber haben ein berechtiges Interesse an der Erfassung von Fehlzeiten nach § 32 Abs. 1 S. 1 BDSG. Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) müssen Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich melden und ab dem dritten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegen (sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes geregelt ist).

Welche Daten der Arbeitgeber erfahren darf:

Meldung der Arbeitsunfähigkeit & voraussichtliche Dauer: Der Arbeitgeber darf Informationen über die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer erhalten.
Ärztliches Attest (ohne Diagnosen!): Der Arbeitgeber darf ein ärztliches Attest anfordern, das die Arbeitsunfähigkeit bestätigt, aber keine Diagnosen oder konkreten Krankheitsursachen enthält.

Nicht zulässig:

Diagnose oder konkrete Krankheitsursache: Der Arbeitgeber darf keine Informationen über die Diagnose oder die konkrete Krankheitsursache erhalten.
Weitergabe der Gesundheitsdaten an unbefugte Dritte: Die Weitergabe von Gesundheitsdaten an unbefugte Dritte ist nicht zulässig.

Dürfen Kolleg:innen über die Erkrankung informiert werden?

Da Gesundheitsdaten unter die besonderen personenbezogenen Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO fallen, gelten strenge Datenschutzvorgaben:

Eine Mitteilung über den Krankheitsgrund ist unzulässig.
Zulässig ist nur die Information über die Abwesenheit – ohne Hinweis auf den Gesundheitszustand.

Beispiele für unzulässige Aussagen:

„Herr X ist wegen einer Grippe krank.“
„Frau Y fällt wegen eines Bandscheibenvorfalls aus.“

Zulässige Formulierung:

„Herr X ist diese Woche nicht im Dienst. Die Vertretung übernimmt Frau Y.“

Ausnahme: Die betroffene Person hat ausdrücklich eingewilligt, dass Kolleg:innen über die Erkrankung informiert werden.

Wie lange dürfen Krankmeldungen gespeichert werden?

Krankmeldungen müssen sicher verwahrt und nach Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht werden.

Löschfristen:

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: Spätestens mit Ablauf der arbeitsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 3–6 Jahre).
Dokumentation von Fehlzeiten: Bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses (z. B. für Urlaubsansprüche oder Lohnabrechnungen relevant).

Tipps für die Praxis

Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für den Umgang mit Krankmeldungen und die Bedeutung des Datenschutzes. Regelmäßige Schulungen können helfen, das Bewusstsein für die rechtlichen Anforderungen zu schärfen.
Interne Richtlinien: Entwickeln Sie klare Richtlinien für den Umgang mit Krankmeldungen. Diese Richtlinien sollten die rechtlichen Anforderungen abdecken und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen.
Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Maßnahmen und Richtlinien zum Umgang mit Krankmeldungen und passen Sie diese bei Bedarf an. Dies stellt sicher, dass Ihr Unternehmen den aktuellen Anforderungen entspricht und effektiv auf neue Entwicklungen reagieren kann.

Fazit

Arbeitgeber dürfen nur die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer erfragen – nicht den Grund. Die Weitergabe an Kolleg:innen ist nur ohne Gesundheitsangaben zulässig. Gesundheitsdaten unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen – eine falsche Verarbeitung kann DSGVO-Verstöße und Bußgelder nach sich ziehen. Unternehmen sollten klare Richtlinien zum Umgang mit Krankmeldungen festlegen und ihre Mitarbeitenden entsprechend schulen.

Mögliche Fragen, die zu diesem Artikel führen könnten:

Welche Daten darf der Arbeitgeber bei einer Krankmeldung erheben?
Warum ist die Weitergabe von Diagnosen oder Krankheitsursachen an den Arbeitgeber nicht zulässig?
Dürfen Kolleg:innen über die Erkrankung eines Mitarbeiters informiert werden?
Wie lange dürfen Krankmeldungen gespeichert werden?
Warum ist es wichtig, klare Richtlinien zum Umgang mit Krankmeldungen zu haben?

Datenschutz bei Krankmeldungen: Was ist erlaubt?