Datenschutz im Dokumentenmanagement-System (DMS): Anforderungen & Best Practices

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist ein zentrales Werkzeug für die digitale Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen. Da ein DMS oft personenbezogene Daten verarbeitet, müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt werden. Dieser Artikel erläutert, warum Datenschutz im DMS wichtig ist, welche Datenschutz-Anforderungen an ein DMS gestellt werden, wie der Schutzbedarf und das Löschkonzept im DMS aussehen sollten und was bei Protokollierung und Metadaten zu beachten ist.

Warum ist Datenschutz im DMS wichtig?

Unternehmen müssen bei der digitalen Verwaltung von Dokumenten zahlreiche Datenschutzvorgaben erfüllen. Ein DMS verarbeitet oft personenbezogene Daten (z. B. Personalakten, Verträge), sodass die Anforderungen der DSGVO beachtet werden müssen. Nicht jedes DMS unterstützt automatisch Datenschutz und Sicherheit – Unternehmen müssen selbst Maßnahmen ergreifen, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Wichtige Datenschutz-Anforderungen an ein DMS

a) Datenschutzfreundliche Auswahl & Konzeption

Datenschutzbeauftragte (DSB) frühzeitig einbinden: Bereits bei der Auswahl oder Entwicklung eines DMS.
Cloud-DMS: Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vertraglich regeln.
Datenminimierung & Speicherbegrenzung sicherstellen: Z. B. automatische Löschfristen.

b) Technische & organisatorische Maßnahmen (TOM) im DMS

Vertraulichkeit: Verschlüsselung der Daten (bei Speicherung & Übertragung).
Zugriffs- & Rollenmanagement: Berechtigungen klar definieren (Zero-Trust-Prinzip).
Starke Passwörter & 2-Faktor-Authentifizierung: Besonders für Administratoren.
Protokollierung & Auditierung: Wer hat wann welche Änderungen vorgenommen?
Datenverfügbarkeit & Ausfallsicherheit: Schutz vor Datenverlust und Systemausfällen.
Beschränkung von Suchfunktionen: Metadaten & Volltext-Recherchen auf das Notwendige reduzieren.

Schutzbedarf & Löschkonzept im DMS

Ein DMS braucht klare Regeln zur Speicherung und Löschung:

Welche Dokumente dürfen gespeichert werden? Datenschutzprüfung pro Dokumentenart.
Wie lange dürfen sie gespeichert werden? Gesetzliche Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.
Welche Schutzmaßnahmen sind erforderlich? Z. B. Verschlüsselung & elektronische Signaturen für Vertraulichkeit & Integrität.
DMS-Zugriff aus dem Homeoffice? Daten müssen auch auf mobilen Geräten sicher bleiben.

Protokollierung & Metadaten: Was ist erlaubt?

DMS speichern automatisch Metadaten, die Rückschlüsse auf das Benutzerverhalten zulassen:

Erstellungs-, Änderungs- & Öffnungsdatum
Letzter Bearbeiter & Druckhistorie
Bearbeitungszeit & Versionshistorie

Achtung: Diese Protokolle dürfen nicht zur heimlichen Leistungs- oder Verhaltenskontrolle von Mitarbeitenden genutzt werden!

Fazit: DMS sicher & DSGVO-konform nutzen

Datenschutz schon bei der DMS-Auswahl & -Einführung mitdenken.
Berechtigungskonzepte & Verschlüsselung als technische Basis.
Löschfristen & Speicherbegrenzung strikt umsetzen.
Keine heimliche Überwachung durch Metadaten!

Tipps für die Praxis

Schulung der Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für den Umgang mit dem DMS und die Bedeutung des Datenschutzes. Regelmäßige Schulungen können helfen, das Bewusstsein für die rechtlichen Anforderungen zu schärfen.
Interne Richtlinien: Entwickeln Sie klare Richtlinien für den Umgang mit dem DMS. Diese Richtlinien sollten die rechtlichen Anforderungen abdecken und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen.
Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Maßnahmen und Richtlinien zum Datenschutz im DMS und passen Sie diese bei Bedarf an. Dies stellt sicher, dass Ihr Unternehmen den aktuellen Anforderungen entspricht und effektiv auf neue Entwicklungen reagieren kann.

Mögliche Fragen, die zu diesem Artikel führen könnten:

Warum ist Datenschutz im DMS wichtig?
Welche Datenschutz-Anforderungen werden an ein DMS gestellt?
Wie sollte der Schutzbedarf und das Löschkonzept im DMS aussehen?
Was ist bei Protokollierung und Metadaten im DMS zu beachten?
Warum ist die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem DMS wichtig?

Datenschutz im Dokumentenmanagement-System (DMS): Anforderungen & Best Practices