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Einwilligungen im Datenschutz: Aufbewahrung, Gültigkeit und konkludente Zustimmung

Einwilligungen im Datenschutz: Aufbewahrung, Gültigkeit und konkludente Zustimmung

Einwilligungen sind ein zentrales Element des Datenschutzes. Dieser Artikel erläutert, ob eingescannte Einwilligungsformulare in Papierform aufbewahrt werden müssen, ob Einwilligungen verfallen können, welche Altersgrenze für die Verarbeitung von Daten von Kindern und Jugendlichen gilt, was eine konkludente Einwilligung ist und ob sie DSGVO-konform ist.

Muss ich mein eingescanntes Einwilligungsformular zwingend in Papierform aufbewahren?

Nein, das ist nicht erforderlich. Es reicht aus, wenn die unterzeichneten Einwilligungen eingescannt und elektronisch gespeichert werden. Eine Archivierung im Original ist nicht zwingend notwendig. Dies erleichtert die Verwaltung und Aufbewahrung von Einwilligungen und trägt zur Papierreduzierung bei.

Können Einwilligungen verfallen?

Die DSGVO selbst legt keine feste Gültigkeitsdauer für Einwilligungen fest. Die Dauer der Wirksamkeit hängt vom Kontext, dem Umfang der Einwilligung und den Erwartungen der betroffenen Person ab. Es wird jedoch empfohlen, Einwilligungen in regelmäßigen Abständen zu erneuern, um sicherzustellen, dass die betroffene Person weiterhin informiert ist und die Zustimmung aktuell bleibt.

Zivilgerichte gehen davon aus, dass eine Einwilligung zur werblichen Kontaktaufnahme nicht unbegrenzt gültig ist. So entschied das LG München I (Az. 17 HK O 138/10), dass eine 17 Monate alte, ungenutzte Einwilligung zur E-Mail-Werbung ihre Gültigkeit verliert. Unternehmen sollten daher regelmäßig überprüfen, ob die Einwilligungen ihrer Kunden und Mitarbeiter noch gültig sind und gegebenenfalls neue Einwilligungen einholen.

Gibt es eine feste Altersgrenze für die Verarbeitung von Daten von Kindern und Jugendlichen?

Nein, die DSGVO gibt keine allgemeine Altersgrenze für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kindern oder Jugendlichen vor. Eine Ausnahme bildet jedoch Art. 8 DSGVO, der eine Altersgrenze von 16 Jahren für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Diensten der Informationsgesellschaft festlegt. Ist das Kind jünger, ist die Zustimmung der Eltern erforderlich. Diese Regelung hat jedoch nur in bestimmten Fällen Relevanz und gilt nicht allgemein für alle Datenverarbeitungen von Minderjährigen.

Was ist eine konkludente Einwilligung?

Eine konkludente Einwilligung liegt vor, wenn eine Person durch eine eindeutig bestätigende Handlung zu erkennen gibt, dass sie mit der Datenverarbeitung einverstanden ist (Erwägungsgrund 32 DSGVO). Das bedeutet, dass nicht immer eine explizite Zustimmung erforderlich ist – es reicht aus, wenn aus dem Verhalten der Person ihr Wille erkennbar ist.

Beispiele für konkludente Einwilligung:

  • Jemand nimmt freiwillig an einem Interview im öffentlichen Raum teil – damit kann die Zustimmung zur Veröffentlichung des Materials vorausgesetzt werden.
  • Eine Person betritt eine Veranstaltung, auf der deutlich auf Foto- und Videoaufnahmen hingewiesen wurde.

Ist eine konkludente Einwilligung DSGVO-konform?

Ja, grundsätzlich sind konkludente Einwilligungen zulässig. Allerdings ist der Nachweis einer solchen Einwilligung oft schwierig. In vielen Fällen ist eine ausdrückliche Einwilligung in Textform sicherer, insbesondere wenn es um besondere Kategorien personenbezogener Daten geht (z. B. Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO), Mitarbeiterdatenverarbeitung (§26 Abs. 1 S. 1 BDSG) oder Datenübermittlung in Drittländer.

Unternehmen sollten daher im Zweifel immer eine schriftliche oder digitale Einwilligung einholen, um den Nachweis erbringen zu können. Dies gilt insbesondere, wenn sensible Daten verarbeitet werden oder wenn die Datenverarbeitung mit einem hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen verbunden ist.

Kann eine konkludente Einwilligung widerrufen werden?

Ja, eine konkludente Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. In der Praxis kann dies jedoch kompliziert sein, insbesondere wenn die Daten bereits weiter verarbeitet wurden. Beispielsweise kann ein Foto auf einer Webseite schnell entfernt werden, während ein bereits gedrucktes Werbematerial schwer rückgängig zu machen ist.

Alternative: Berechtigtes Interesse statt Einwilligung

In bestimmten Fällen kann sich eine Datenverarbeitung auch auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO stützen, statt auf eine Einwilligung. Dies kann beispielsweise bei internen Gruppenfotos zutreffen, sofern die Interessen der betroffenen Personen nicht überwiegen. Unternehmen sollten jedoch sorgfältig abwägen, ob die Datenverarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses zulässig ist, und die Interessen der betroffenen Personen angemessen berücksichtigen.

Fazit

Konkludente Einwilligungen sind möglich, aber oft schwer nachzuweisen. Wenn Unsicherheiten bestehen oder sensible Daten verarbeitet werden, sollte immer eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt werden. Unternehmen sollten regelmäßig überprüfen, ob die Einwilligungen ihrer Kunden und Mitarbeiter noch gültig sind und gegebenenfalls neue Einwilligungen einholen. Durch die Einhaltung dieser Richtlinien können Unternehmen sicherstellen, dass sie die Datenschutzbestimmungen einhalten und die Rechte der betroffenen Personen schützen.

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Tags

  • Datenschutz-Compliance
  • Einwilligungen
  • DSGVO
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