Titel: Löschung von personenbezogenen Daten im Rahmen des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) – Datenschutzkonformes Vorgehen
1. Rechtliche Grundlagen
Nach § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn:
- ihre Speicherung unzulässig ist oder
- die Kenntnis der Daten zur Erfüllung des Speicherzwecks nicht mehr erforderlich ist.
Im Kontext des BEM-Prozesses bedeutet dies:
- Die Daten sind spätestens nach Abschluss des BEM-Verfahrens zu löschen, sofern der Speicherzweck entfällt.
- Es gibt keine spezifische gesetzliche Aufbewahrungsfrist für BEM-Daten. Eine Löschung ist daher grundsätzlich unmittelbar nach Abschluss des Verfahrens vorzunehmen, es sei denn, es bestehen berechtigte Interessen (z. B. zur Abwehr von Rechtsansprüchen). In diesem Fall ist eine Einzelfallprüfung erforderlich.
2. Löschkonzept: Zentrale Anforderungen
Ein datenschutzkonformes Löschkonzept ist zwingend erforderlich und sollte folgende Punkte umfassen:
a) Definition des Löschzeitpunkts
- Die Daten sind zu löschen, sobald:
- Das BEM-Verfahren endgültig abgeschlossen ist.
- Keine berechtigten Interessen (z. B. Rechtsstreitigkeiten) oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
- Praxistipp: Eine Löschung nach drei Jahren ist zulässig, wenn dies im Rahmen eines dokumentierten Löschkonzepts erfolgt. Eine kürzere Frist (z. B. 12 Monate) ist datenschutzrechtlich vorzugswürdig, sofern keine Gründe für eine längere Aufbewahrung vorliegen.
b) Dokumentation der Löschung
- Auch bei digitalen Verfahren ist eine Dokumentation der Löschung erforderlich, z. B. durch:
- Automatisiertes Löschprotokoll im System
- Separate Löschliste (z. B. Excel-Datei)
- Die Dokumentation dient dem Nachweis der Einhaltung der Löschpflichten gegenüber Aufsichtsbehörden oder im Streitfall.
c) Vermerk zur Beendigung des BEM
- Ein Vermerk in der Personalakte über die Durchführung und Beendigung des BEM-Verfahrens ist sinnvoll.
- Achtung: Der Vermerk darf keine sensiblen Gesundheitsdaten enthalten, sondern nur:
- Den Hinweis, dass ein BEM-Verfahren stattfand.
- Das Enddatum des Verfahrens.
d) Herausgabeoption für Mitarbeitende
- Vor der Löschung der BEM-Akte sollte den Mitarbeitenden aktiv die Möglichkeit eingeräumt werden, eine Kopie der Unterlagen zu erhalten.
- Dies entspricht den Empfehlungen des KAV und ist datenschutzrechtlich unbedenklich.
3. Empfehlungen für die Praxis
| Maßnahme | Umsetzung |
|---|---|
| Löschfrist festlegen | Im Löschkonzept regeln, dass BEM-Daten spätestens nach 12 Monaten (Regelfall) bzw. nach 36 Monaten gelöscht werden, sofern keine erneute Einbindung in ein BEM oder berechtigte Interessen entgegenstehen. |
| Löschung dokumentieren | Digital (z. B. Löschprotokoll im System) oder in einer separaten Liste. |
| Vermerk in der Personalakte | Formular zur Beendigung des BEM verwenden, das ohne Gesundheitsdaten die Durchführung des Verfahrens dokumentiert. |
| Information der Mitarbeitenden | Vor der Löschung über die Möglichkeit der Herausgabe der BEM-Akte informieren. |
4. Fazit
Ein strukturiertes und dokumentiertes Vorgehen bei der Löschung von BEM-Daten entspricht den datenschutzrechtlichen Anforderungen und den Empfehlungen der Literatur und Praxis. Durch die Einhaltung dieser Schritte wird sichergestellt, dass personenbezogene Daten rechtssicher und transparent behandelt werden.
Tags:
- BEM
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- Löschkonzept
- Aufbewahrungsfristen
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Hinweis: Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen konsultieren Sie bitte Ihren Datenschutzbeauftragten oder Rechtsanwalt.